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Assistant(e) Formalités Marques

Job ID RES001072 Brussels, Brussels Capital, Belgium;
Standard
Le travail consiste principalement à la préparation des dossiers en vue des dépôts de marques, en la réalisation de dépôts de marques, et de leur suivi au niveau administratif, le suivi des renouvellements jusqu’à leur expiration, y compris la gestion de tous documents administratifs nécessaires pour la réalisation de ces opérations.

Job Overview and Responsibilities

  • préparation et dépôt des dossiers de dépôts de marques, sur base des instructions données par les conseils en marques
  • préparation des instructions et contrôle de l'exécution aux agents locaux pour effectuer le dépôt dans leur pays.  
  • pré-lecture du courrier entrant pour codification et encodage dans le logiciel de gestion MIS IAM (CPA Memotech), y compris l’encodage des tâches à réaliser par les conseils en marques.
  • encodage des contrats de marques dans les outils électroniques et préparation de la mise en signature des contrats de marques
  • suivi administratif des dépôts en respectant de manière stricte les délais imposés
  • émission des échéances y compris pour les conseils en marques
  • préparation et suivi des renouvellements et/ou abandons des marques, sur instruction des et après validation par les conseils en marques, préparation des demandes d’inscription des changements
  • émission de rapports de portefeuille et de rapports statistiques
  • commande et suivi des traductions, notarisation, et/ou légalisation des documents y compris des pouvoirs.
  • veille en matière législative relative aux formalités marques
  • classement et archivage des dossiers
  • Réalisation de pré-recherche de disponibilité de marques, dénominations sociales, ou noms de domaine, après formation et sur instruction des conseils en marques
  • Réalisation de pré-examen des avis de surveillance, après formation et sur instruction des conseils en marques
  • préparation/mise en signature de documents
  • réception et envoi correspondance         
  • organisation voyages +  notes de frais pour les conseils
  • réservation salles de réunion           

Education and Experience

  • bachelier administratif, assistanat, gestion, juridique ou expérience équivalente
  • expertise comme assistante Formalités Marques de 3 ans minimum
  • maîtrise:
    - des formalités marques
    - de base de données gestion des marques
    - des outils informatique Word, Gmail, Excel (niveau de base)
    - maîtrise des outils Travel (voyages et note de frais)

Skills

Compétences comportementales
 
  • Rigueur, fiabilité, rapidité, respect des délais, bonne organisation, bon relationnel, sens du service client, esprit d’équipe, collaboration, capacité de travailler à distance

  • Gestion des priorités et délais urgents, sens de l’organisation et rigueur indispensables, notamment pour suivre de nombreux dossiers en parallèle dans le respect des échéances.

  • Souplesse d’esprit et ouverture aux divers systèmes législatifs (> 100 états). Aptitude à aborder des domaines juridiques nouveaux et très évolutifs
 
 Langues
 
  • Connaissance approfondie du français et de l’anglais opérationnel.

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